Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, modifiant de manière significative les obligations des entreprises en matière de protection des données à caractère personnel. Les sanctions encourues en cas de non-conformité sont désormais beaucoup plus élevées, et les responsabilités des sociétés se voient renforcées. Cet article a pour objectif d’expliquer les principales dispositions du RGPD et leurs implications pour les entreprises.
1. Qu’est-ce que le RGPD?
Le RGPD est une réglementation européenne ayant pour but de protéger les données à caractère personnel des citoyens européens. Il s’applique à toutes les entreprises traitant des données personnelles de résidents de l’Union Européenne, qu’elles soient situées au sein ou en dehors de l’UE.
Son objectif principal est d’harmoniser et de renforcer la protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne, tout en garantissant le bon fonctionnement du marché intérieur. Il remplace la Directive 95/46/CE sur la protection des données personnelles, qui datait de 1995.
2. Les grands principes du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes clés qui doivent guider les entreprises dans leur gestion des données personnelles:
- La licéité, loyauté et transparence: Les données doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.
- La finalité déterminée, explicite et légitime: Les données ne peuvent être collectées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
- La minimisation des données: Les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’exactitude: Les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
- La limitation de conservation: Les données ne peuvent être conservées que pendant une période n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité: Les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
3. Les nouvelles responsabilités des entreprises
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent notamment:
- Désigner un délégué à la protection des données (DPO), dont le rôle est de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise. Cette désignation est obligatoire pour les organismes publics et certaines entreprises privées (notamment celles dont l’activité principale consiste en un traitement des données à grande échelle).
- Mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles, telles que le chiffrement, la pseudonymisation ou la mise en place de systèmes d’accès sécurisés.
- Etablir un registre des activités de traitement des données personnelles, décrivant notamment les finalités du traitement, les catégories de données concernées et les mesures de sécurité mises en place.
- Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) avant la mise en œuvre de traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées (par exemple, traitements reposant sur une prise de décision automatisée).
- Informer les personnes concernées de leurs droits (accès, rectification, effacement, portabilité, etc.) et obtenir leur consentement éclairé pour le traitement de leurs données personnelles.
- Fournir une notification en cas de violation de données aux autorités compétentes et aux personnes concernées dans les 72 heures suivant la découverte de la violation.
4. Les sanctions encourues
En cas de non-conformité au RGPD, les entreprises s’exposent à des sanctions financières particulièrement lourdes. Les amendes peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.
Il convient de noter que les autorités de contrôle disposent également d’autres pouvoirs en matière de sanctions, tels que la limitation ou l’interdiction temporaire ou définitive d’un traitement, l’obligation de rectifier ou effacer des données personnelles, ou encore la suspension des flux de données vers un pays tiers.
5. Les conseils pour se mettre en conformité
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent mettre en place une véritable démarche globale et proactive. Voici quelques conseils pour y parvenir:
- Réaliser un audit interne pour identifier les traitements de données personnelles existants et évaluer leur conformité au RGPD.
- Mettre en place une formation RGPD pour les collaborateurs afin de les sensibiliser aux enjeux liés à la protection des données personnelles et aux nouvelles obligations légales.
- Définir et documenter une politique de protection des données, incluant notamment les procédures à suivre en cas d’exercice des droits des personnes concernées ou de violation de données.
- N’hésitez pas à faire appel à un avocat spécialisé en droit du numérique pour vous accompagner dans votre démarche de mise en conformité au RGPD.
Ainsi, le RGPD a instauré de nouvelles responsabilités pour les entreprises en matière de protection des données personnelles et renforcé les sanctions encourues en cas de non-conformité. Les entreprises doivent dès lors adopter une approche globale et proactive pour se conformer à ces nouvelles obligations et garantir la sécurité des données de leurs clients et collaborateurs.